-Sử dụng địa chỉ văn phòng ảo để bắt đầu kinh doanh.
-Hộp thư kỹ thuật số.
-Ưu thế sử dụng dịch vụ Live Receptionist (nhân viên lễ tân trực tiếp).
-Nhân viên làm việc từ xa không ngừng tăng lên.
-Xu hướng digital nomad sẽ không hạ nhiệt.
-Những cải tiến trong thiết kế văn phòng cho phép nhiều loại công việc khác nhau.
-Văn phòng ảo chia sẻ.
Văn phòng ảo có lịch sử phát triển từ những năm 1970. Trải qua nhiều thập kỷ, nó đã phát triển và đổi mới cho đến nay như một giải pháp làm việc linh hoạt, tiết kiệm chi phí cho cộng đồng doanh nghiệp trên toàn thế giới.
Từ tháng 12/2019 cho đến nay, đại dịch COVID-19 đã tạo nên những thay đổi sâu rộng về môi trường làm việc và hàng triệu người buộc phải làm việc tại nhà. Nhiều doanh nghiệp buộc phải đóng cửa văn phòng của họ; trong khi những doanh nghiệp khác vẫn tiếp tục duy trì làm việc từ xa; xét ở cả hai khía cạnh, quá trình chuyển đổi này đã gia tăng sự lựa chọn dịch vụ văn phòng ảo và dưới đây là một số xu hướng chính về thế giới văn phòng ảo trong trong thời gian tới.
1. Sử dụng địa chỉ văn phòng ảo để khởi nghiệp.
Văn phòng ảo (Virtual Office) là một hình thức mà các doanh nghiệp (thường là các doanh nghiệp mới) đi thuê địa chỉ mở công ty hoặc thuê địa chỉ mở chi nhánh/ văn phòng đại diện với chi phí thấp .Doanh nghiệp có thể sử dụng địa chỉ văn phòng ảo đó để giao dịch tiếp thị đối với khách hàng và đối tác. Tại văn phòng ảo này, bên đi thuê có thể được sử dụng chung đầy đủ các tiện ích, các cơ sở vật chất như một văn phòng thực tế.
Hình thức này phù hợp với các doanh nghiệp vừa, nhỏ, siêu nhỏ, nhóm khởi nghiệp, công ty đa quốc gia chỉ cần văn phòng đăng ký đại diện, làm việc ở nhiều nơi khác nhau. Hoặc thậm chí phù hợp với doanh nghiệp lớn muốn mở rộng thị trường ở một địa lý xa xôi mà chưa dám quyết định thuê một văn phòng truyền thống với chi phí đắt đỏ tại các khu vực trung tâm. Ngoài ra, văn phòng ảo còn phù hợp với đối tượng là người nước ngoài thuê văn phòng trong thời gian ngắn hạn với mục đích thăm dò thị trường. Hoặc dành cho cá nhân chuẩn bị thành lập doanh nghiệp.
2. Hộp thư kỹ thuật số.
Một trong những xu hướng mới nổi gần đây là hộp thư kỹ thuật số, đang hỗ trợ cho dịch vụ văn phòng ảo một cách tích cực. Việc tiếp nhận, phân loại, lưu trữ và chuyển tiếp thư từ là một phần không thể thiếu của dịch vụ văn phòng ảo, nhưng đây là một công việc đòi hỏi nhiều công sức và không tránh khỏi sai sót của con người. Thay vì chuyển tiếp thư thủ công, ngày càng có nhiều mô hình văn phòng ảo đang giới thiệu giải pháp kỹ thuật số để giúp đẩy nhanh quy trình và cung cấp dịch vụ hiệu quả hơn cho khách hàng của họ.
Hộp thư kỹ thuật số được biết đến như một dịch vụ quét thư đến, thông báo cho khách hàng khi thư của họ đã đến và cho phép khách hàng xem hình ảnh thư của họ qua một ứng dụng trên điện thoại thông minh. Thông qua các dịch vụ như Earth Class Mail, iPostal1 và Anytime Mailbox, khách hàng có thể mở, chuyển tiếp hoặc chuyển thư vào thư mục rác. Điểm thu hút lớn đối với khách hàng là họ có thể xem thư từ thiết bị di động của họ bất kỳ lúc nào trong ngày thay vì phải nhận thư và xem trực tiếp – phía văn phòng ảo có thể quét nội dung và gửi cho họ thông qua các phương tiện kỹ thuật số.
Đây là một sự phát triển thú vị trong mô hình văn phòng ảo được kỳ vọng sẽ trở nên phổ biến hơn nữa vào năm 2021, khi nhiều trung tâm tích hợp dịch vụ để phù hợp với nhu cầu hơn.
3. Ưu thế sử dụng dịch vụ Live Receptionist (nhân viên lễ tân trực tiếp).
Dịch vụ lễ tân và trả lời cuộc gọi trực tiếp vẫn luôn là một phần quan trọng trong việc vận hành doanh nghiệp. Ngày càng nhiều doanh nghiệp lựa chọn sử dụng kết nối số điện thoại của mình với dịch vụ nhân viên lễ tân trực tiếp từ xa. Đây là một dịch vụ trả lời cao cấp giúp các doanh nghiệp quản lý khối lượng công việc ngày càng tăng của họ mà không phải tốn chi phí thuê nhân viên lễ tân toàn thời gian.
Đó không chỉ là dịch vụ trả lời cuộc gọi; dịch vụ còn có thể hỗ trợ chiến lược dịch vụ khách hàng bằng cách tạo ra lời chào tùy chỉnh, thiết lập nhiều menu và tiện ích mở rộng cho người gọi, đồng thời nhờ nhân viên lễ tân nhận cuộc gọi và lên lịch cuộc hẹn – giúp tiết kiệm thời gian và tiền bạc, đồng thời hỗ trợ tăng trưởng việc kinh doanh.
4. Nhân viên làm việc từ xa không ngừng tăng lên.
Ngay cả trước khi xảy ra đại dịch thì làm việc từ xa đã trở nên phổ biến. Nhờ những tiến bộ trong công nghệ di động và kết nối không dây, nhiều nhân viên và doanh nhân làm việc tại văn phòng giờ đây có thể làm việc ở hầu hết mọi nơi – tại nhà, trong không gian làm việc chung hoặc thậm chí từ một chiếc xe tải nhỏ. Nhiều nghiên cứu chỉ ra rằng việc làm việc từ xa giúp tăng năng suất nên xu hướng đó sẽ tiếp tục.
Theo website làm việc tự do Upwork ( tính đến tháng 12/2020), 41,8% lực lượng lao động Mỹ làm việc từ xa và hơn một nửa trong số này sẽ vẫn làm việc tại nhà cho đến hết năm 2021. Các thống kê khác chỉ ra rằng đến năm 2025, 22% lực lượng lao động Mỹ (tức 36,2 triệu người) sẽ làm việc từ xa. Đó là mức tăng 87% so với con số ghi nhận trước đại dịch!
5. Xu hướng digital nomad sẽ không hạ nhiệt.
Digital Domad hiểu theo nghĩa đen là “dân du mục kỹ thuật số”, cụm từ chỉ những người thường xuyên xê dịch, không phụ thuộc vào địa điểm làm việc truyền thống nhờ vào là việc hoàn toàn hoặc phần lớn qua các thiết bị công nghệ. Bạn có thể tìm thấy digital nomad chủ yếu trong các ngành nghề marketing, truyền thông, IT, thiết kế, dạy kèm, tư vấn,… Thành phần này tăng mạnh không chỉ vì số lượng các ứng dụng công nghệ tăng mạnh, nguyên nhân còn đến từ việc các không gian sống và làm việc chung (co-living và co-working space) trở nên phổ biến.
Có thể thấy rằng, số lượng này đã giảm đáng kể trong giai đoạn đại dịch COVID-19 diễn biến phức tạp và nhiều quốc gia đã đóng cửa biên giới. Tuy nhiên, một số người du mục kỹ thuật số của Hoa Kỳ đang tìm cách khắc phục thông qua các chuyến du lịch và làm việc trong nước. Số lượng du mục kỹ thuật số đã gia tăng ổn định lại trong thời gian gần đây và đây là một xu hướng khác có thể thực hiện được nhờ các dịch vụ văn phòng ảo. Trong Báo cáo tóm tắt nghiên cứu của Tổ chức MBO Partners trên toàn cầu đã có khoảng 4,8 triệu digital nomad.
Tất nhiên, chủ nghĩa du mục kỹ thuật số cũng sẽ đi kèm những thách thức của nó và những người chọn sự xê dịch vẫn cần một văn phòng cho doanh nghiệp của họ, họ cần một địa chỉ để giao nhận thư và một nơi để gặp gỡ khách hàng. Vì lý do đó, một văn phòng ảo là giải pháp tối ưu ngay cả khi họ đang điều hành công việc kinh doanh của mình ở cách xa hàng nghìn dặm.
6. Những cải tiến trong thiết kế văn phòng cho phép các loại công việc khác nhau.
Với văn phòng ảo, bạn có thể dễ dàng đặt chỗ văn phòng theo giờ, bất cứ khi nào bạn cần. Tuy nhiên, trong thời gian đó, bạn vẫn phải thực hiện những công việc khác nhau như tập trung yên tĩnh làm việc, gọi điện thoại cho khách hàng hoặc họp qua Zoom.
Nhiều không gian trong cùng một thiết kế văn phòng đảm bảo sự linh hoạt để đáp ứng nhiều yêu cầu khác nhau cho người đang thuê dịch vụ. Ví dụ, nhiều trung tâm văn phòng ảo hiện cung cấp không gian văn phòng riêng với bốt điện thoại để thực hiện các cuộc gọi và các phòng cách âm cho các cuộc gọi podcasting hoặc hội nghị truyền hình. Họ còn hỗ trợ các phòng họp có kích thước khác nhau cho các mục đích cụ thể, từ phỏng vấn đến họp hội đồng quản trị, và một số trung tâm văn phòng ảo hiện còn cung cấp dịch thư giãn hoặc phòng chăm sóc sức khỏe.
Mark Phillips, đồng sáng lập của chuyên gia thiết kế văn phòng K2 Space cho biết:
\”Nhu cầu đa dạng của người thuê văn phòng ảo ảnh hưởng chính trong bố cục và thẩm mỹ tổng thể của không gian văn phòng mới nổi\”
Chúng giúp tạo ra một môi trường thoải mái mà ai cũng muốn làm việc tại đó và đây cũng chính là xu hướng thiết kế tại nơi làm việc trong năm tới.
7. Văn phòng ảo chia sẻ.
Nhìn chung, với những gì đang diễn ra trong năm 2021 thì mọi người cần thời gian để cân bằng công việc và cuộc sống, tận hưởng sự tự do và linh hoạt tại nơi làm việc với sự hỗ trợ của những ứng dụng công nghệ. Chính vì thế, khái niệm văn phòng ảo chia sẻ vẫn là một yếu tố thu hút và tiềm năng.
Kết
Nhìn chung, năm 2021 là một năm nhiều biến động khi chúng ta phải sống chung với COVID-19. Có một điều chắc chắn là trạng thái \”bình thường mới\” sẽ yêu cầu tính linh hoạt cao hơn, khả năng làm việc từ xa và nhiều dịch vụ ảo phụ trợ để giúp mọi người làm việc hiệu quả nhất có thể. Khái niệm văn phòng ảo sẽ tiếp tục hỗ trợ cho các doanh nghiệp và các công ty khởi nghiệp trong suốt năm 2021.
Cre: alliancevirtualoffices.com
