Văn phòng ảo có thể coi là một giải pháp tuyệt vời kết hợp với những ứng dụng công nghệ cao để tạo nên sự ưu việt. Đặc biệt, không gian làm việc linh hoạt này cho phép các doanh nghiệp vừa và nhỏ đạt được hiệu quả cả về chi phí lẫn tính linh hoạt trong làm việc.
Trong khi đó, văn phòng chia sẻ là một lựa chọn thường thấy, cung cấp đầy đủ dịch vụ cho hoạt động hàng ngày của hầu hết các doanh nghiệp. Đây là không gian mở, cho phép các cá nhân cùng chia sẻ để sử dụng tài nguyên và tiếp cận với việc quản lý các cơ sở và dịch vụ liên quan trong cùng một không gian và thời gian nhất định.
Cả văn phòng chia sẻ lẫn văn phòng ảo đều thu hút sự quan tâm của nhiều nhà đầu tư nước ngoài đang mở rộng kinh doanh tại Việt Nam. Tuy nhiên, xu hướng văn phòng ảo dường như nổi bật hơn trong những năm gần đây.
Sự khác biệt giữa văn phòng ảo và văn phòng chia sẻ
Tính linh hoạt so với năng suất
Lựa chọn văn phòng ảo tại Việt Nam cho phép bạn linh hoạt hơn. Không giống như không gian làm việc thực tế nơi bạn ngồi làm việc hàng ngày, doanh nghiệp và cá nhân sử dụng văn phòng ảo có thể làm việc tại nhà hoặc từ bất kỳ đâu, thậm chí ở ngoài quốc gia của họ với một laptop có sẵn. Nỗi ám ảnh về kẹt xe ảnh hưởng đến tâm trạng làm việc, việc thiết lập văn phòng ảo sẽ giúp bạn xua tan nỗi lo đó.
Ngược lại, một số khác lại cho rằng văn phòng làm việc thực tế là lựa chọn tốt hơn để đảm bảo năng suất làm việc của họ. Với họ, một chỗ ngồi cố định và duy trì tương tác thực tế bằng lời nói với các đồng nghiệp khác trong công ty một cách thường xuyên góp phần đáng kể vào việc nâng cao khả năng cạnh tranh và sự tập trung cao độ khi thực hiện các nhiệm vụ được giao. Họ là những người dễ bị phân tâm bởi những phiền toái ngoài giờ làm việc.
Những người lựa chọn văn phòng ảo lại cho rằng làm việc từ xa cũng có thể cải thiện năng suất của họ. Bởi vì họ được làm việc ở nơi thuận tiện nhất cho mình và không có nhiệm vụ hành chính hay yêu cầu nào của sếp nào khiến họ bức xúc.
Sự sẵn có của các dịch vụ
Một sự khác biệt khác là hai không gian văn phòng này cung cấp các loại dịch vụ và tiện nghi khác nhau.
| Dịch vụ Văn phòng ảo | Dịch vụ Văn phòng chia sẻ |
| Địa chỉ đăng ký kinh doanh | Chỗ ngồi cố định |
| Địa chỉ giao nhận thư, bưu phẩm | Các dịch vụ văn phòng đi kèm (Phòng họp, sảnh tiếp khách) |
| Dịch vụ lễ tân | Các thiết bị văn phòng có sẵn (máy in, máy photocopy, máy fax, máy chiếu,…) |
| Phòng họp (giới hạn mỗi tháng) | Internet tốc độ cao |
Đối với không gian làm việc chia sẻ, bạn được cung cấp một địa chỉ kinh doanh cố định, cùng với một loạt các tiện ích liên quan đến văn phòng đi kèm. Ngoài ra, địa chỉ doanh nghiệp thực tế cũng cho phép dễ dàng thực hiện bất kỳ dịch vụ giao hàng nào đến công ty của bạn hoặc đặt lịch hẹn với các đối tác kinh doanh và khách hàng của bạn.
Còn nói đến các dịch vụ văn phòng ảo là nói đến tiềm năng của các dịch vụ công nghệ. Thông thường, chi phí thuê văn phòng ảo hàng tháng của bạn (thường phải trả trong thời gian ít nhất 06 tháng hoặc một năm) sẽ bao gồm một số dịch vụ cần thiết cho doanh nghiệp, bao gồm các dịch vụ lễ tân hay địa chỉ cố định cho việc gửi nhận thư, bưu phẩm.
Ví dụ, dịch vụ văn phòng ảo tại Việt Nam hiện nay cung cấp cho doanh nghiệp địa chỉ cố định để gửi nhận thư. Điều này thể hiện sự chuyên nghiệp và đáng tin cậy của doanh nghiệp đó. Và khi khách hàng nhìn thấy địa chỉ đăng ký doanh nghiệp, họ sẽ có xu hướng đặt niềm tin vào doanh nghiệp đó nhiều hơn.
Một số người cho rằng văn phòng ảo hơi bất tiện do hạn chế sử dụng các tiện nghi hội nghị hoặc hội họp, đặc biệt là khi họ cần giải quyết các cuộc họp trực tiếp với khách hàng. Đến nay, một số gói dịch vụ đã bao gồm dịch vụ phòng họp, có quy định số giờ họp mỗi tháng hoặc khách hàng sẽ trả thêm phí cho dịch vụ bổ sung này.
Chi phí văn phòng ảo so với văn phòng chia sẻ tại Việt Nam
Một điểm hấp dẫn khác của việc lựa chọn văn phòng ảo so với văn phòng chia sẻ là chi phí.
Việc thuê văn phòng ảo thường tiết kiệm chi phí hơn nhiều so với thuê không gian làm việc chia sẻ. Ngoài khoản thanh toán cố định hàng tháng hoặc hàng năm, chi phí thông thường có thể thay đổi tùy thuộc vào những dịch vụ bổ sung bạn sử dụng.
Lấy ví dụ thế này, bạn phải trả khoảng 50 USD mỗi tháng để thuê một văn phòng ảo, nhưng doanh nghiệp của bạn có nhu cầu nối đường dây fax (không có sẵn trong gói dịch vụ cơ bản của bạn), khi đó tổng giá có thể tăng gấp đôi so với số tiền ban đầu. Xin lưu ý rằng chi phí cũng có thể khác nhau tùy thuộc vào vị trí cũng như địa điểm mà bạn lựa chọn.
Phải nói rằng, số tiền bạn cần trả để thuê một văn phòng ảo là hợp lý hơn so với các không gian làm việc chia sẻ khác. Một lợi ích nổi bật khiến văn phòng ảo vượt trội hơn so với thuê mặt bằng là giúp bạn cắt giảm các chi phí liên quan về bảo trì, bảo dưỡng, thuê nhân viên, đồng thời tiết kiệm tối đa chi phí cho các nhu cầu khác.
Tiết kiệm ngân sách cho hệ thống văn phòng vệ tinh
Rõ ràng là các nhà đầu tư nước ngoài sẽ không mong đợi việc luân phiên mở văn phòng đại diện thực ở mỗi quốc gia mà họ thấy có tiềm năng thị trường. Việc thiết lập địa điểm như vậy là \”cơn ác mộng\” đối với ngân sách của công ty. Do đó, văn phòng ảo là sự lựa chọn tốt cho các công ty nước ngoài có kế hoạch mở rộng kinh doanh sang thị trường Việt Nam.
Văn phòng ảo và văn phòng chia sẻ: Lựa chọn nào cho bạn?
Dịch vụ văn phòng ảo ngày càng phổ biến ở Việt Nam trong những năm gần đây. Nếu tính chất kinh doanh của bạn đòi hỏi tần suất gặp gỡ khách hàng cao, thì việc thuê văn phòng chia sẻ là một lựa chọn được khuyến khích cho những giá trị dài hạn. Ngược lại, nếu bạn điều hành một doanh nghiệp mới thành lập và mong tiết kiệm các chi phí phát sinh từ không gian và dịch vụ mà bạn không thực sự cần, thì sử dụng dịch vụ văn phòng ảo là một giải pháp lý tưởng.
Cre: bbcincorp.com
