Dưới tác động của đại dịch Covid-19, các doanh nghiệp trên toàn thế giới đều đang thử nghiệm việc làm việc từ xa nhiều nhất từ trước đến nay. Trong thời gian qua, các chủ doanh nghiệp buộc phải đánh giá lại cách họ bố trí công việc hàng ngày và nhiều người trong số đó đã nhận ra cơ hội to lớn mà giải pháp văn phòng ảo mang lại.
Bất kể nhóm của bạn làm việc từ xa lần đầu tiên hay doanh nghiệp của bạn đã làm việc từ xa ngay từ đầu, văn phòng ảo mang lại cho chủ doanh nghiệp các dịch vụ tương tự như không gian văn phòng truyền thống thông qua kết nối internet. Điều này không chỉ hỗ trợ các công ty những dịch vụ cố định như điện thoại và địa chỉ giao thư/bưu phẩm mà còn cung cấp một địa chỉ đăng ký kinh doanh ở một vị trí đắc địa với mức chi phí tối thiểu.
Với giải pháp văn phòng ảo, các doanh nghiệp có thể khai thác tất cả các dịch vụ văn phòng truyền thống cung cấp mà không không phải tốn thêm chi phí thuê không gian văn phòng thực hoặc thuê nhân viên hành chính. Kết quả là, các công ty ở xa có thể tiết kiệm chi phí hơn trong hoạt động của họ trong khi vẫn duy trì được hiệu quả tổng thể.
Văn phòng ảo là gì?
Theo Investopedia, “Văn phòng ảo là một công ty hoạt động thực và có địa chỉ gửi thư thực nhưng không tồn tại ở một địa điểm cụ thể.” Được hình lập lần đầu tiên vào năm 1994, các văn phòng trực tuyến kiểu này đặc biệt hấp dẫn đối với các công ty khởi nghiệp và các công ty muốn tiết kiệm chi phí bảo trì và bảo dưỡng đi kèm với không gian văn phòng truyền thống. Với mức giá dao động từ 50 USD đến 200 USD mỗi tháng, văn phòng ảo là một sự lựa chọn dễ quản lý và tiết kiệm hơn nhiều cho các doanh nghiệp mới bắt đầu.
Hơn nữa, văn phòng ảo là một cách tuyệt vời để các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME) xuất hiện với quy mô lớn hơn thực tế thông qua việc cung cấp địa chỉ gửi thư, lễ tân văn phòng và phòng họp. Những yếu tố này giúp củng cố một cách hiệu quả danh tiếng của doanh nghiệp, đặt biệt là địa chỉ kinh doanh ở vị trí trung tâm đắc đỏ.
Hiện đã có nhiều nhà cung cấp dịch vụ văn phòng ảo giúp các doanh nghiệp thiết lập uy tín và thực hiện các dịch vụ chuyên nghiệp. Các nhà cung cấp hiện nay còn mở rộng một loạt các tính năng, có thể mang lại lợi ích rất nhiều cho các nhóm nhỏ với nhân lực và tài nguyên hạn chế. Ví dụ, dịch vụ lễ tân trực tuyến, họ được đào tạo trả lời các cuộc gọi của công ty và giúp xử lý lịch trình, góp phần tạo nên uy tín cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ.
Những dịch vụ của văn phòng ảo
Một trong những lợi thế không thể phủ nhận của văn phòng ảo là tính linh hoạt mà chúng cung cấp cho các doanh nghiệp thường có nhu cầu thay đổi. Ví dụ: một công ty khởi nghiệp với 05 nhân viên có thể chỉ cần một địa chỉ gửi/nhận thư/bưu phẩm, trong khi một SME lớn hơn, quan trọng hơn có thể cần dịch vụ chuyển tiếp thư và quyền truy cập theo yêu cầu vào các phòng họp.
Nói chung, hầu hết các gói văn phòng ảo đều cung cấp những dịch vụ sau:
- Giá cả phải chăng, có thể chi trả hàng tháng
- Địa chỉ gửi/nhận thư ở địa điểm uy tín, đã đăng ký
- Sử dụng các phòng họp và không gian làm việc chung được trang bị đầy đủ thiết bị văn phòng
- Dịch vụ chuyển tiếp thư, bao gồm dịch vụ quét và gửi email
- Nhân viên lễ tân trực tiếp hoặc dịch vụ điện thoại ảo
- Cùng nhiều dịch vụ bổ sung, tùy chọn khác
Các nhà cung cấp văn phòng ảo thường cung cấp cho các doanh nghiệp sự lựa chọn kết hợp giữa các dịch vụ này, thiết kế các gói tiêu chuẩn hoặc gói chọn lọc riêng phù hợp với nhu cầu của khách hàng. Khi nhu cầu của khách hàng phát triển, chủ doanh nghiệp có thể chọn bổ sung các dịch vụ khác để phù hợp với quy mô và sự phát triển của họ.
Các dịch vụ bổ sung như giao nhận thư/bưu phẩm, huỷ tài liệu, phòng thảo luận và phòng họp trực tuyến là một số ví dụ về các tính năng bổ sung được cung cấp bởi nhiều nhà cung cấp văn phòng ảo, có thể cực kỳ hữu ích cho các công ty thương mại điện tử và các công ty khởi nghiệp mới. Có rất nhiều tùy chọn trong tầm tay dành cho các doanh nghiệp mới, cho phép bạn chọn dịch vụ nào phù hợp với doanh nghiệp của mình và chỉ trả tiền cho những dịch vụ bạn cần.
Ưu điểm của văn phòng ảo đối với người dùng
Theo nhận định của nhiều chuyên gia, văn phòng ảo cung cấp những gì tốt nhất cho người dùng. Họ có thể sử dụng không gian văn phòng đã chọn của mình và tất cả các tiện nghi đi kèm với nó bất cứ khi nào họ muốn mà không bị ràng buộc với nó.
Với sự gia tăng của công việc từ xa, đôi khi làm việc tại nhà thiếu cảm giác hợp pháp và khách hàng không thể gửi thư hoặc đến thăm địa điểm kinh doanh của bạn. Tuy nhiên, giải pháp văn phòng ảo cho phép bạn thoát khỏi hợp đồng thuê văn phòng được định giá quá cao và vẫn được sử dụng không ít thì nhiều không gian làm việc của nhà cung cấp văn phòng ảo.
Một số ưu điểm của văn phòng ảo đối với người dùng
1, Tiết kiệm thời gian đi làm mỗi ngày;
2, Tiết kiệm tiền cho các chi phí phụ, chẳng hạn như chi phí di chuyển, đồng phục chuyên nghiệp và tiền thuê văn phòng;
3, Giảm căng thẳng cho nhân viên bằng cách cung cấp không gian làm việc linh hoạt hơn;
4, Cho phép nhiều nhân viên làm việc hơn, vì không gian làm việc không còn là yếu tố bị hạn chế;
5, Cung cấp, hỗ trợ cho việc mở rộng quy mô kinh doanh của các doanh nghiệp.
Ngoài ra, văn phòng ảo còn là sự lựa chọn thân thiện hơn với môi trường – một giá trị ngày càng quan trọng đối với các chủ doanh nghiệp. Văn phòng ảo loại bỏ nhiều yếu tố của văn phòng truyền thống có hại cho môi trường, chẳng hạn như chất thải văn phòng, hao phí nhiều tài nguyên năng lượng lâu dài và gây tác động ô nhiễm do việc đi lại.
Kết: Văn phòng ảo là giải pháp thức thời và hiệu quả
Khi bạn cân nhắc liệu văn phòng ảo có phải là lựa chọn phù hợp cho doanh nghiệp của mình hay không, điều quan trọng là bạn phải tự hỏi bản thân mình cần gì nhất trong số các dịch vụ của nhà cung cấp. Nếu bạn cần không gian để tổ chức sự kiện hoặc phòng họp để đàm phán với khách hàng mỗi tháng một lần hoặc bạn đang dành quá nhiều thời gian để trả lời các câu hỏi qua điện thoại và cần hỗ trợ, văn phòng ảo sẽ là một lựa chọn tuyệt vời.
Hơn nữa, văn phòng ảo là cách tốt nhất để tạo nên sự uy tín cho doanh nghiệp, điều này có thể rất cần thiết khi doanh nghiệp của bạn chỉ mới bắt đầu và bạn đang tìm cách tạo dựng danh tiếng vững chắc trong lòng khách hàng và các đối tác của mình. Vì ngày càng có nhiều người bắt đầu làm việc tại nhà hơn bao giờ hết nên các văn phòng ảo ngày càng chứng tỏ giá trị cung cấp các dịch vụ linh hoạt, cần thiết để tối ưu hóa doanh nghiệp và giúp họ mở rộng quy mô.
Ý Nhi dịch
Cre: Coworker.com
