Văn phòng ảo trở nên phổ biến tại Việt Nam trong vài năm trở lại đây bởi tính linh hoạt và độ hoàn thiện trong cung cấp dịch vụ từ các nhà cung cấp dịch vụ văn phòng ảo. Dưới đây là 8 lý do khiến văn phòng ảo trở thành xu hướng.
- Tiết kiệm chi phí
Một trong những lợi thế chính của văn phòng ảo chính là giảm chi phí hoạt động của công ty. Thực tế, một doanh nghiệp có văn phòng thực tế phải gánh một khoản thanh toán lớn cho hợp đồng thuê diện tích sàn chưa kể đến nội thất, hóa đơn điện nước, chi phí phần cứng và nhiều khoản khác nữa.
Với văn phòng ảo, công ty của bạn có thể tiết kiệm được nhiều tiền cho những khoản chi tiêu đó. Mặt khác, chi phí đó có thể được sử dụng hiệu quả hơn cho các chiến dịch mở rộng kinh doanh.
2. Dễ dàng thiết lập
Việc thiết lập một văn phòng ảo khá dễ dàng với quy trình gồm bốn bước:
B1. Chọn vị trí và gói dịch vụ với nhà cung cấp dịch vụ đáng tin cậy
B2. Tiến hành thanh toán
B3. Hoàn thiện những hồ sơ cần thiết
B4. Tiến hành mở văn phòng ảo của bạn
Quá trình này có thể được thực hiện trực tuyến 100%. Tương tự như vậy, việc đóng cửa văn phòng ảo cũng diễn ra đơn giản mà không phải trả thêm phí phát sinh.
3. Làm việc từ xa
Văn phòng ảo là một giải pháp linh hoạt cho phép nhân viên có thể làm việc từ xa. Họ không chỉ tiết kiệm chi phí di chuyển và thời gian đi làm mà còn có thời gian làm việc linh hoạt hơn.
Sử dụng văn phòng ảo cũng được coi là một lựa chọn thân thiện với môi trường vì làm việc tại nhà góp phần giảm thiểu ô nhiễm. Rõ ràng là làm việc từ xa giúp loại bỏ việc hao phí nhiên liệu và chất thải ra ngoài cũng như các vấn đề liên quan khác như hao phí điện, nước khi làm việc tại không gian văn phòng thực tế
4. Tăng năng suất
Không gian làm việc ảo tạo sự ảnh hưởng tích cực đến thái độ của nhân viên, dẫn đến tăng năng suất của doanh nghiệp. Vì linh hoạt hơn trong việc quản lý thời gian làm việc, họ có thể giảm bớt sự phân tâm và tập trung hơn vào công việc. Một nghiên cứu gần đây được công bố trên Business News Daily tiết lộ rằng các nhân viên làm từ xa làm việc nhiều hơn 1,4 ngày làm việc mỗi tháng so với các nhân viên làm việc tại văn phòng
5. Không gian làm việc không ẩn chứa sự căng thẳng
Đối mặt với những drama với đồng nghiệp dường như là điều khó tránh khỏi khi làm việc trong môi trường công sở. Với giải pháp văn phòng ảo, bạn có thể giảm thiểu căng thẳng khi đối phó với những vấn đề như vậy.
Nếu bạn tự hỏi liệu nhân viên làm việc từ xa làm việc có hiệu quả nếu không có những yếu tố cạnh tranh như môi trường làm việc công sở không thì bạn có thể tổ chức một cuộc thi để thúc đẩy nhóm. Trên thực tế, bạn không cần phải lo lắng nhiều về vấn đề không có ai ở bên cạnh để hỗ trợ nhân viên khi họ làm việc tại nhà. Vì khi không có sự hỗ trợ nào khác, họ cần phải tự nỗ lực hơn nữa hoàn thành công việc và đạt được các mục tiêu, đây là một điều cần thiết.
6. Hỗ trợ kinh doanh tuyệt vời
Có thể nói, văn phòng ảo là một sản phẩm hoàn hảo của việc ứng dụng công nghệ tiên tiến. Công nghệ đã và đang số hóa mọi khía cạnh kinh doanh và hỗ trợ mạnh mẽ cho các nơi làm việc truyền thống; mặt khác, nó còn là một công cụ siêu mạnh mẽ cho sự tồn tại và phát triển của văn phòng ảo.
Vậy doanh nghiệp có thể làm gì với văn phòng ảo ứng dụng công nghệ? Dưới đây là một số ví dụ điển hình:
- Xây dựng một văn phòng ảo chuyên nghiệp, nơi bạn có thể có địa chỉ gửi thư, số điện thoại và dịch vụ fax chuyên nghiệp như trong văn phòng thực.
- Phục vụ khách hàng của công ty thông qua các tiện ích công nghệ. Phần mềm tinh vi có thể giúp bạn đáp ứng các nhu cầu kinh doanh chỉ với một cú nhấp chuột.
- Việc bố trí chức năng thư thoại có thể đảm bảo sự tương tác với khách hàng thông qua giao tiếp rõ ràng và nhanh chóng trong trường hợp nhân viên của bạn không có mặt. Bạn thậm chí còn có thể thiết lập một giọng nói ảo để quản lý và xử lý các cuộc gọi như một nhân viên lễ tân thực thụ.
7. Hiệu quả về chi phí để mở rộng kinh doanh
Một lợi ích khác của văn phòng ảo là tạo điều kiện mở rộng hoạt động kinh doanh của bạn mà không cần phải di dời đến một không gian làm việc khác lớn hơn. Đó có thể là một khoản chi phí lớn đối với giá thuê diện tích sàn cho văn phòng thông thường, trong khi văn phòng ảo là một giải pháp hiệu quả về chi phí để phát triển doanh nghiệp của bạn. Bạn có thể sử dụng địa chỉ văn phòng ảo để thiết lập sự hiện diện mới ở một địa điểm khác nhưng không cần thêm chi phí di dời đến địa điểm mới đó.
8. Nhiều sự lựa chọn cho dịch vụ
Các gói văn phòng ảo có thể bao gồm một loạt các tính năng đặc quyền để hỗ trợ doanh nghiệp của bạn một cách hiệu quả và hiệu quả. Thông thường, có 3 loại dịch vụ chính liên quan đến thiết lập văn phòng ảo được quan tâm:
- Dịch vụ địa chỉ doanh nghiệp cung cấp cho bạn một loạt các dịch vụ như giao nhận thư/bưu phẩm, chuyển tiếp thư, quản lý chuyển phát nhanh, v.v.
- Dịch vụ phòng họp cho phép bạn sử dụng và văn phòng được trang bị đầy đủ các thiết bị như máy in, máy photocopy, máy scan, vật tư văn phòng, dịch vụ chuyển phát nhanh, dịch vụ Internet tốc độ cao,…
- Dịch vụ thông tin liên lạc nâng cao hiệu quả tương tác với khách hàng thông qua các chức năng tự động hóa như trả lời cuộc gọi trực tiếp, gọi đi, thư thoại,…
Ý Nhi dịch
Cre: bbcincorp.com
