Hiện nay, có nhiều văn bản pháp luật quy định về Hóa đơn điện tử (HĐĐT) làm cho các Doanh nghiệp (DN) hoang mang không biết áp dụng khi nào? Như thế nào? Chúng tôi tổng hợp lại các quy định của Pháp luật về HĐĐT đến thời điểm hiện tại để cho DN nắm rõ hơn về những điểm mới của HĐĐT, phân tích những thuận lợi, khó khăn khi áp dụng HĐĐT, và đưa một số lời khuyên cho DN khi sử dụng HĐĐT theo đúng quy định của Pháp luật.
1. Thời gian áp dụng
Theo quy định tại Khoản 1, Điều 59, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Thông tư 78/2021/TT-BTC thì yêu cầu bắt buộc sử dụng HĐĐT thực hiện từ ngày 1/7/2022.Tuy nhiên, chính phủ khuyến khích các cơ quan, tổ chức, cá nhân đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin nên áp dụng hóa đơn, chứng từ điện tử trước ngày 01 tháng 7 năm 2022.
2. Đối tượng áp dụng
Tất cả các loại hình DN, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh… (quy định tại Điều 2 Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Điều 11 Thông tư 78/2021/TT-BTC).
3. Ưu điểm của việc áp dụng HĐĐT
- Sử dụng HĐĐT giúp DN giảm chi phí in ấn, thông báo phát hành. Không phải lo lắng trong việc cất giữ;
- Giảm thiểu được rủi ro do mất mát, cháy, hư hỏng hóa đơn;
Khách hàng nhận được hóa đơn nhanh chóng thông qua email, tin nhắn điện tửthay vì phải qua đường bưu điện hoặc các đơn vị vận chuyển khác như hóa đơn giấy;
- An toàn, bảo mật, tiện lợi cho DN trong kiểm tra truy xuất nguồn gốc hóa đơn, thông tin về đối tác bán hàng; Đồng thời HĐĐT có độ chính xác rất ít xảy ra sai sót như: sai tên công ty, sai địa chỉ, sai mã số thuế, sai tiền thuế,…
- Thuận tiện trong công tác báo cáo thuế, làm kế toán do có thể tích hợp dữ liệu HĐĐT đã lập vào phần mềm kế toán, hạn chế sai sót, dễ dàng tra cứu.
- Được quyền ủy nhiệm cho 1 bên thứ ba lập HĐĐT có nghĩa là …….(Điều 3, Thông tư 78/2021/TT-BTC).
4. Nhược điểm của việc áp dụng HĐĐT
- DN phải có cơ sở hạ tầng, kỹ thuật tốt để triển khai HĐĐT.
- Đội ngũ nhân lực phải có hiểu biết cơ bản về công nghệ thông tin, kiến thức về mạng, máy tính.
- Giá thành đầu tư ban đầu không rẻ do phải mất chi phí mua phần mềm, mua bản quyền, đầu tư mua sắm các thiết bị, máy tính,…
- Không thể xuất lùi ngày trên hóa đơn.
5. Lưu ý khi sử dụng hoá đơn từ nay đến hết ngày 30/6/2022
- DN đã thông báo phát hành HĐĐT, hóa đơn đặt in, hóa đơn tự in, hoặc hóa đơn đã mua của Cơ quan thuế sẽ được tiếp tục sử dụng đến hết ngày 30/6/2022.
- DN thành lập mới kể từ ngày Thông tư 78/2021/TT-BTC được ban hành (17/9/2021) đến hết ngày 30/6/2022 thực hiện sử dụng Hóa đơn theo thông báo của Cơ quan thuế (Khuyến khích các DN nên sử dụng HĐĐT khi đủ điều kiện, còn nếu chưa đủ điều kiện nên thuê 1 bên thứ 3).
- DN đã ký hợp đồng với tổ chức/DN cung cấp dịch vụ giải pháp, truyền dẫn HĐĐT thì được Cơ quan thuế tạo điều kiện thuận lợi cho tiếp tục áp dụng (Không cần thay nhà cung cấp dịch vụ HĐĐT).
6. DN nên làm gì để phù hợp với quy định của Pháp Luật
- Tập thói quen xuất hóa đơn chính xác và kịp thời khi bán hàng. Nên bỏ thói quen xuất hóa đơn gộp theo tuần, theo tháng.
- DN phải tập thói quen tuân thủ đúng theo quy định của PL về HĐĐT bởi vì việc truy xuất nguồn gốc hóa đơn hiện nay rất dễ dàng nên Cơ quan thuế sẽ dề tìm ra lỗi sai của DN.
- Nên áp dụng HĐĐT trước một thời gian khoảng 3-6 tháng để có thể làm quen với việc xuất hóa đơn đúng thời điểm, tránh xảy ra tình trạng bị động khi bắt buộc áp dụng và sai sót khi xuất hóa đơn.
- DN nên áp dụng mẫu hóa đơn mới nhất để làm quen hơn với việc xuất mẫu hóa đơn mới (bởi vì so với mẫu HĐĐT hiện hành thì tại Thông tư 78/20221/TT-BTC đã bổ sung hướng dẫn về hóa HĐĐT bán tài sản công, HĐĐT bán hàng dự trữ quốc gia).
- Nếu có điều kiện DN nên đầu tư máy móc thiết bị, cập nhật thêm kiến thức về phần mềm hóa đơn để tránh việc xuất hóa đơn sai thời gian, sai nội dung.
- Trường hợp DN không đủ điều kiện thì nên thuê 1 bên thứ 3 để xuất hóa đơn
Trên đây là những lưu ý cho DN về sử dụng HĐĐT. Việc chủ động chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang HĐĐT càng sớm bao nhiêu thì hiệu quả mang lại cho DN càng cao bấy nhiêu. Việc chuyển đổi sớm sẽ giúp DN giảm thiểu sự thụ động và sai sót. Nếu DN chưa đủ điều kiện, chưa đầu tư được cơ sở hạ tầng, kỹ thuật tốt, DN nên thuê 1 bên thứ 3 uy tín, chuyên nghiệp để hỗ trợ xuất hóa đơn.
Cre: Tổng hợp
