Theo quan điểm của ad thì lễ tân văn phòng vô cùng quan trọng và không quá lời khi phải nói rằng lễ tân chính là gương mặt đại diện cho doanh nghiệp. Điều này lại càng vô cùng quan trọng khi bạn lựa chọn hình thức quản lý văn phòng từ xa thông qua dịch vụ văn phòng chia sẻ!
Hầu hết các đơn vị vận hành văn phòng chia sẻ, vị trí của lễ tân sẽ được đặt bên trong khu vực thuê của đơn vị đó. Việc này có ưu điểm giúp lễ tân dễ dàng quan sát khách hàng ra vào văn phòng cũng như hỗ trợ khách hàng một cách nhanh chóng. Tuy nhiên cũng có một nhược điểm là khách hàng đến liên hệ với các công ty sử dụng dịch vụ chia sẻ thì sẽ ở sảnh chào của toà nhà sẽ khó mà nắm rõ được hết danh sách các công ty, nhất là trong vấn đề giao nhận thư từ, đặc biệt các thông báo quan trọng của cơ quan nhà nước như Thuế, Bảo Hiểm Xã Hội, những điều này tuy nhỏ nhưng lại rất quan trọng cho doanh nghiệp!
Nắm bắt đươc sự lo ngại đó, YourOffice đã thiết kế vị trí lễ tân ngay từ sảnh chờ của tòa nhà. Việc này giúp cho việc xử lý thông tin, tiếp nhận các văn bản, thư từ cho các doanh nghiệp trong cộng đồng văn phòng chia sẻ được nhanh chóng và kịp thời nhất. Bên cạnh đó, lễ tân tại YourOffice được đào tạo chuyên sâu về các nghiệp vụ chuyên ngành, tác phong làm việc chuyên nghiệp và thần thái tươi tắn.
Lễ tân tại YourOffice hỗ trợ gì cho các doanh nghiệp trong cộng động văn phòng chia sẻ?
- Đại diện cho doanh nghiệp tiếp đón các cơ quan nhà nước đến liên hệ công tác
- Tiếp nhận thông tin ban đầu và chuyển tiếp cho bộ phận liên quan xử lý.
- Trả lời điện thoại và tiếp đón khách hàng đến liên hệ
- Nhận và chuyển tiếp các thư từ, bưu phẩm cho đối tượng liên quan
- Hỗ trợ các công việc khác
Đối với các doanh nghiệp nhỏ và mới bắt đầu khởi nghiệp, việc tuyển dụng một lễ tân cố định tại văn phòng sẽ phát sinh một chi phí cố định được xem là lãng phí và chưa thật sự cần thiết với quy mô ban đầu. Với dịch vụ văn phòng chia sẻ, chỗ ngồi làm việc bao gồm cả một lễ tân được qua đào tạo định kỳ sẽ giải quyết được bài toán chi phí đồng thời sở hữu ngay hình ảnh chuyên nghiệp đại diện cho công ty bạn.
Lễ tân không phải là mấu chốt giúp cho doanh nghiệp của bạn thành công nhưng là người trung gian kết nối khách hàng và doanh nghiệp của bạn.
